ACTIVIDADES QUE REALIZA UN BURO
ACTIVIDADES QUE REALIZA UN BURÓ DE CIUDADInvestigación de MercadoDiseñar, desarrollar y gerenciar programas de evaluación efectivos y a tiempo, sobre la gestión del Buró.
Gerenciar programas que aumenten efectivamente la comprensión de las tendencias, asuntos, retos y oportunidades del mercado de convenciones y turismo selectivo.
Realizar y mejorar continuamente las encuestas a la membresía, junta directiva, comunidad y departamentos del área.
Producir los informes necesarios para los miembros.
Desarrollar una red de contactos en la industria para compartir recursos, información, ideas y experiencias con el fin de eliminar la duplicación de esfuerzos donde sea posible.
Identificar las necesidades de investigación y oportunidades para cooperación de captación de fondos.
Contribuir con el mejoramiento y mantenimiento de bases de datos.
Contribuir con la adquisición de información para la base de datos de la industria.
Producir las cifras estadísticas necesarias, para el análisis de la industria.
Mercadeo y Ventas
Gerenciar el Departamento de Mercadeo y Ventas.
Gerenciar, desarrollar e implementar plan de mercadeo y presupuesto, para promover el destino para visitantes individuales y grupos, nacionales o extranjeros.
Manejar y liderar las ventas y los servicios del área.
Identificar las oportunidades del mercado. Desarrollar e implementar plan o programa de incentivos, tour de familiarización, agentes de viajes especializados, tours operadores, mayoristas, operativos.
Desarrollar estrategias y plan de mercadeo a corto, mediano y largo plazo con el fin de promover el destino.
Las estrategias de mercado se realicen directamente o con otro organismo, deben incluir:
- Publicidad.
- Ventas.
- Relaciones Públicas.
- Promoción.
- Exhibiciones.
- Reuniones de la Industria de Exhibiciones y Ferias.
- Investigaciones de mercado.
- Desarrollo del Portal o página.
- Producción de material POP, mercancía souvenir.
Desarrollar y ayudar a coordinar programas de publicidad, campañas de mercadeo por temporadas, por festividades folclóricas, nacionales o de actividades especiales.
Mantener una estrecha relación con los hoteles e instalaciones en general del ámbito municipal, así como servir de enlace entre los clientes y estas instalaciones, a través de reuniones.
Desarrollar programas, estimular planes de familiarización.
Promover los eventos del calendario.
Promover y entrenar personal de mercadeo y ventas. Establecer metas periódicas de ventas. Ofrecer programas de incentivos.
Mantener actualizada la información y la data estadística, para poder medir el impacto económico en la comunidad.
Obtener y mantener programas de computación y tecnológicos, que ayuden al funcionamiento de mercadeo y, en especial, a las de la industria de eventos y visitantes en la ciudad.
Desarrollar material promocional de ventas para las convenciones.
Trabajar muy estrechamente con el organismo o departamento que desarrolle la promoción de la ciudad.
Trabajar con las oficinas de turismo municipales, estadales y nacional cuando fuere el caso, para desarrollar los programas de publicidad y mercadeo.
Promover la experiencia de los visitantes a través del desarrollo de productos que incluyan señalizaciones, taxi, transportes, sistemas de teléfonos, cybercafés, consejeros de viajes, centros de información para visitantes, policía turística.
Mantener estrecha relación con asociaciones, comités, cámaras, sociedades, industrias, empresas en general.
Tratar de lograr lealtad en los visitantes, a través de campañas comunicacionales.
Promover la publicación de manuales y guías de visitantes, literatura, fotos, autoclubes.
Obtener y desarrollar la información institucional de los lugares turísticos de destino.
Detectar nuevos destinos y estimular la asistencia a esos lugares.
Servicio de Apoyo a Eventos
Asistencia al Servicio de Convenciones y Exhibiciones.
Trabajo con los organizadores. Determinar requerimientos de visitantes que traerán a la ciudad.
Desarrollo de paquetes de promoción.
Sugerencia y asistencia en la planificación de entretenimiento, atracciones, tours, compras, actividades generales.
Promoción de futuros eventos, a través del Portal, prensa, otros medios de comunicación, etc.
Preparación de material promocional.
Establecer Gerencia de turnos.
Visitar cada evento que el Buró apoye. Determinar las respuestas apropiadas a los problemas y a sus emergencias.
Preparación de evaluaciones por evento, con el fin de determinar el éxito de las reuniones.
Establecer patrocinios para los eventos para los que el Buró estimule.
Obtener y, en su defecto, realizar inventario de las instalaciones de la ciudad: Nº de camas, salones con su aforo, etc.
Promover la producción de literatura, guías de alojamiento, tours, rutas turísticas, eventos en general, mapas, listas de planificación de eventos, maletines o carpetas que ayuden a eventos de toda índole.
Negociar precios especiales con hoteles, salas, alimentos y bebidas, atracciones, espacios, etc., conducentes a obtener buenos precios que beneficien los eventos, mantener tarifas en el tiempo. (Por ejemplo obtener comisiones para el Buró de Venezuela y el Buró de la Ciudad destino.
Establecer visitas a las asociaciones locales y estimularlas a través de respaldo y apoyo, para que éstas realicen eventos.
Internet y Tecnología
Preparación, entrenamiento, formación del personal del Buró para conocer internamente el Portal de la ciudad. Estimular al público general para participar con su espacio en éste.
Dirigir todos los aspectos relacionados con los sistemas y servicios de información.
Poseer la experiencia técnica para identificar, gerenciar y resolver los retos tecnológicos.
Este departamento pudiese entrenar al personal del Buró, sobre aspectos tecnológicos.
Desarrollar e implementar un plan de mercadeo que tome ventaja de la tecnología. Podría incluir mercadeo de base de datos, correo-e directo, publicidad-e (banners).
Gerenciar promociones en el Portal de Internet y desarrollar Comercio-e.
Manejar acuerdos con proveedores de tecnología.
Manejar todos los aspectos técnicos del Portal del Buró, incluyendo diseño, formato, funcionalidad y contenido. Podría tener inherencia en otras aplicaciones de media electrónica.
Mantenimiento del contenido y administración del Portal del Buró. Responder a todos los interesados, clientes y visitantes del Portal.
Comunicaciones y Relaciones Públicas
Desarrollar programas de comunicación y relaciones públicas.
Campañas de concientización en medios informativos a través de publicación de artículos. Contactar escritores de viajes.
Campañas específicas que estimulen al público en general a publicar sus eventos en el Portal.
Base de datos de medios, escritores de viajes, editores, etc., con base en áreas de interés específico.
Redactar artículos de prensa.
Participar en las asociaciones apropiadas.
Contactar de manera permanente con organizaciones locales, educando con fines promocionales, sobre la labor del Buró.
Producir “bids” creativos y competitivos. Buscar referencias de la competencia.
Membresía
Planificar, desarrollar e implementar ventas de programas de membresías, servicios y retención (impuestos).
Coordinar programas de levantamiento de fondos, innovadores.
Desarrollar nuevos e innovadores programas para aumentar la base de la membresía y comprometerla en su participación.
Investigar y desarrollar la captación de posibles miembros.
Desarrollar, administrar y mantener los servicios al miembro. Organizar programas especiales para beneficiar a los miembros y maximizar sus beneficios. Producir guías especiales, que les notifique los beneficios que se obtienen.
Dirigir y gerenciar todos los programas relacionados con la membresía. Crear sociedades entre el Buró y los sectores comerciales y privados de la comunidad.
Reclutar membresía y asistirla en sus necesidades.
Informar las actividades de los miembros, ideas, preocupaciones y puntos de vista.
Coordinar programas educativos que incluyan la selección de las sedes de eventos, desarrollo y reproducción de listado, invitaciones, promociones, desarrollos de programas de conferenciantes, confirmación de asistentes y conferenciantes; reservación de habitaciones; coordinación de política de atenciones, notas de agradecimiento y reconocimiento; arreglos de salones, mesas, protocolo; mejoramiento de los miembros en desarrollos tecnológicos; cómo aprovechar informaciones de ferias, otros.
Trabajo Administrativo General
Desarrollo, manejo y mantenimiento de las funciones administrativas y de archivo en general.
Manejar información, correo y Portal para distribuirla al personal u organismos adecuados.
Coordinar convocatorias, notas, grabaciones y distribución de decisiones de reuniones en instalaciones adecuadas.
Cartas, memorandos, documentos, correo-e local, nacional e internacional, según el caso.
Preparar, informes, tablas, gráficos y otros formatos para las presentaciones a miembros, clientes, juntas.
Contabilidad, relaciones bancarias, presupuestos, facturas, órdenes de compra y pago.
Realizar las funciones de Recursos Humanos y entrenamiento del personal.
Asistir al desarrollo de proyectos e investigación, así como a arreglos de viajes de trabajo.
Contribuir a la elaboración de las estadísticas correctas.
Hacer el trabajo de recopilación de datos de las Ferias a las que se asistirán para promover el Buró, enviar sucesivas comunicaciones a los posibles clientes, realizar citas preestablecidas y hacerles el seguimiento necesario, antes, durante y posteriormente.
Realizar los manuales que sirven para el funcionamiento administrativo del Buró, tales como de personal, actividades administrativas, asistencias a ferias, presentación de “bids”, solicitudes de información de los miembros, y otros.
Preparación de informes financieros al Comité Ejecutivo y a la Junta Directiva/Consejo. |
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